Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen allsafe GmbH & Co. KG und unseren Lieferanten (EKB)

1.    Vorwort
allsafe GmbH & Co KG legt sehr großen Wert auf eine faire und ehrliche Partnerschaft. Dies ist die Grundlage einer jeden Geschäftsbeziehung. Sollte es trotz aller eingeleiteten Vorsichts- und Kontrollmaßnahmen zu Störungen kommen, ist es notwendig, auf klare Rahmenbedingungen, die von beiden Seiten anerkannt werden, zurückgreifen zu können. Aus diesem Grund wurden die nachfolgenden Regeln im Zusammenhang mit der technischen Spezifikation und/oder Zeichnung erstellt. Diese Komponenten bilden den wesentlichen Teil des Vertrages zwischen Lieferantenpartner und allsafe GmbH & Co KG.Wir legen großen Wert darauf, dass unser Partner durch diese Bedingungen in seinem normalen Ablauf nicht unnötig gestört wird. Denn nur dies garantiert, dass Prozesse und Abläufe ständig optimiert werden können.Ferner werden diese Lieferbedingungen mit dem Lieferanten abgestimmt um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten.

2.    Verbindlichkeit von Rahmenverträgen
Die von allsafe GmbH & Co. KG im Rahmenauftrag genannten Mengen und Laufzeiten werden nach bestem Wissen und Gewissen auf Grund der Angaben unserer Kunden erstellt. Wir müssen jedoch darauf hinweisen, dass sich diese Angaben ständig ändern können. Wir müssen uns vorbehalten, diese den Bedürfnissen anzupassen, d.h. nach oben wie auch nach unten zu korrigieren.Die getroffenen Vereinbarungen bezüglich Preis, Lieferung, Zahlungsbedingungen wie auch zu liefernder Gegenstand sind verbindlich.

3.    Werkzeuge

3.1.    Pflege, Wartung, Verwahrung von Werkzeugen
Der Lieferant übernimmt die Garantie für die mangelfreie Funktionsfähigkeit der Werkzeuge während ihres Einsatzes.Sollten die Werkzeuge von allsafe GmbH & Co. KG beigestellt worden sein, verpflichtet sich der Lieferant, die Ihm überlassenen Werkzeuge auf ihre Eignung hin zu überprüfen. Gegebenenfalls muss ein schriftliches Angebot über Instandsetzung oder Anpassung erstellt werden. Erst nach schriftlicher Bestellung durch allsafe GmbH & Co. KG dürfen diese Maßnahmen durchgeführt werden. Der Lieferant muss die Werkzeuge ordnungsgemäß verwahren und sie vor jeder Beschädigung und vor Umwelteinflüssen schützen. Während der vertraglich festgelegten Mengen werden die Kosten für Wartung, Pflege und Instandsetzung vom Lieferant übernommen. Nach Ablauf der vertraglich festgelegten Mengen obliegen die Kosten für Pflege und Wartung dem Lieferanten; die Kosten für die Instandsetzung der Werkzeuge werden nach erteiltem Auftrag durch allsafe GmbH & Co KG übernommen. Um eine ständige mangelfreie Lieferung zu gewähren müssen die Werkzeuge vom Lieferant gewartet, instandgesetzt und gepflegt werden. Es ist sicherzustellen, dass die Werkzeuge ständig einsatzbereit sind.Mit Ende der Belieferung ist der Lieferant verpflichtet die Werkzeuge in einwandfreiem Zustand, sofern gewünscht, an allsafe GmbH & Co. KG zu übergeben.Der Eigentumsübergang der Werkzeuge findet automatisch mit der Bezahlung der Werkzeuge statt und bedarf keiner weiteren Vertragsvereinbarung.

4.    Werkzeugänderung
Änderungen an Werkzeugen dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung von allsafe GmbH & Co. KG vorgenommen werden. Sollte eine Werkzeugänderung aufgrund technischer Änderungen von allsafe GmbH & Co. KG erforderlich sein, muss der Lieferant zunächst ein schriftliches Angebot unterbreiten. Erst nach schriftlicher Bestellung sind die erforderlichen Maßnahmen freigegeben und durchzuführen. Die geänderten Teile sind neu zu bemustern und von allsafe GmbH & Co. KG zur Serienlieferung freizugeben.Im Rahmen einer partnerschaftlichen Beziehung übernimmt allsafe GmbH & Co KG die Kosten für nicht mehr verwendbares Material auf Grund einer Zeichnungsänderung. Der Lieferant verpflichtet sich jedoch bereits bei Angebotserstellung darauf hinzuweisen, dass die vorhandenen Materialien nach der Umstellung nicht mehr verwendet werden können. 

5.    Werkzeugfreigabe/Erstbemusterung

5.1.     Anlass
In folgenden Fällen ist der Lieferant verpflichtet eine Erstbemusterung durchzuführen:

5.2.    Erstbemusterung / Formulare zur Erstbemusterung
Die vom Lieferanten durchgeführte Erstbemusterung muss auf denen von allsafe GmbH & Co. KG erstellten Formularen oder auf Formularen gemäß VDA

erfolgen. Sollten diese dem Lieferanten nicht vorliegen, sind sie anzufordern.
Sollte keine andere Menge vereinbart sein, sind 50 Teile zu prüfen und zu dokumentieren. Sollte es sich um eine Baugruppe handeln, müssen zusätzlich je 50 Einzelteile geprüft und dokumentiert werden. Bei Fertigung mit mehreren gleichen Werkzeugen ist aus jedem Werkzeug oder Nest einer Vielfachform eine Erstmusterprüfung durchzuführen. Sofern keine andere Vereinbarung vorliegt, müssen dem Erstmusterprüfbericht entsprechende Teile beigefügt sein.
Soweit keine andere Vereinbarung vorliegt, müssen für die verwendeten Materialien entsprechende Nachweise / Materialanalysen der Erstbemusterung beigefügt werden. In gesonderten Fällen – Automobilanwendung – sind diese Daten in die IMDS Datenbank einzupflegen.
Zusammen mit der Erstbemusterung muss ein Fähigkeitsnachweiß (Prüfung anhand von min. 50 Teilen) für die von allsafe GmbH & Co. KG festgelegten Spezifikationen und besonderen Prüfmaße eingereicht werden. Ferner ist ein Prüfplan der Erstbemusterung beizufügen.
Die Lieferfreigabe/Serienfreigabe der bemusterten Teile erfolgt durch allsafe GmbH & Co. KG auf dem vom Lieferanten ausgefüllten Formular „Erstmusterprüfbericht“.

6.    Bezugsrecht aus Werkzeugen
Der Lieferant verpflichtet sich, die Lieferung von Teilen oder Komponenten/Baugruppen aus Werkzeugen und/oder Entwicklungen der Firma allsafe GmbH & Co. KG ausschließlich an diese zu liefern. Es dürfen nur nach schriftlicher Freigabe Teile an Dritte veräußert werden. Für jeden Fall einer Zuwiderhandlung muss der Lieferant in Höhe des verursachten Gesamtschadens haften. Außerdem ist der Lieferant verpflichtet die Menge und die Abnehmer der parallel gelieferten Teile offen zu legen. Hat allsafe GmbH & Co. KG die Freigabe zur Lieferung an Dritte erteilt, ist es dem beziehenden Lieferanten nicht erlaubt, Werkzeuge oder Spezifikationen zu ändern. Ferner ist es nicht erlaubt Werkzeuge zu anderen Lieferanten ohne schriftliche Zusage von allsafe GmbH & Co. KG zu transferieren.

7.    Versorgungszeit, Ersatzteillieferung
Der Lieferant verpflichtet sich, allsafe GmbH & Co. KG mit dem Produkt wie auch mit Ersatzteilen für das Produkt während der gesamten Serienlaufzeit und darüber hinaus 15 Jahre nach dem Serienauslauftermin zu beliefern. Die Verschrottung von teilespezifischen Fertigungseinrichtungen des Teiles darf ungeachtet der Eigentumsverhältnisse nur nach schriftlicher Zustimmung der Firma allsafe GmbH & Co. KG vorgenommen werden.

8.    Audit, Dokumentation, Aufbewahrungsfristen

8.1.    Audit
Der Kunde ist berechtigt, durch ein Audit festzustellen, ob die Qualitäts-sicherungsmaßnahmen des Lieferanten die Kundenanforderung gewährleisten. Das Audit kann als System- oder Prozessaudit durchgeführt werden und ist rechtzeitig vor geplanter Durchführung zu vereinbaren. Audits von zugelassenen Zertifizierungsgesellschaften sind dabei zu berücksichtigen. Es werden angemessene Einschränkungen des Lieferanten zur Sicherung seiner Betriebsgeheimnisse akzeptiert.

8.2.    Aufbewahrungsfristen
Der Lieferant muss alle produkt- und prozessrelevanten Dokumente, Aufzeichnungen und Daten, die Bestandteil der Produktionsprozess- und Produktfreigabe sind, mindestens für die Zeit von 20 Jahren aufbewahren. Diese Regelung ist sowohl für die Serie als auch für die Ersatzteilbelieferung relevant.

8.3.    Zugangsberechtigung
Der Lieferant verpflichtet sich allsafe GmbH & Co KG sowie deren Kunden und regelsetzenden Behörden Zugang zum Unternehmen zu gewähren (EN 9100:2018 Punkt 8.4.3.L)

9.    Statistische Werte, Auswertungen

9.1.    FMEA
Es ist erwünscht, dass der Lieferant für seinen Lieferumfang eine FMEA erstellt. Diese ist Grundlage für eine reibungslose und qualitativ hochwertige Belieferung.

9.2.    Prozessfähigkeit
Es ist erwünscht, dass die Prozessfähigkeit anhand von statistischen Werten nachgewiesen wird. Im Interesse ständiger Qualitätsverbesserungen ist es notwendig diese Daten zu erfassen und konsequent zur Optimierung der Prozesse heranzuziehen. Grundsätzlich müssen die von allsafe GmbH & Co. KG im Lastenheft (sofern vorhanden) genannten Fähigkeits-Werte erreicht und dokumentiert werden.

9.3.    Qualitätsziele
Für funktions- und sicherheitsrelevante Produkteigenschaften ist eine 0-Fehler Fertigung unumgänglich und vom Lieferanten nachzuweisen. Sofern keine andere Vereinbarung getroffen wird, liegt die Obergrenze der Fehlerquote für nicht funktions- und sicherheitsrelevante Produkteigenschaften bei < 500 PPM. Es ist jedoch zu bemerken, dass ein Lieferant der sich permanent an dieser Obergrenze bewegt auf Sicht ersetzt werden muss. Das von allsafe GmbH & Co KG angestrebte Ziel ist eine Quote von < 100 PPM. Zu einer schlechten Lieferung zählen nicht nur direkte Qualitätsmängel am Produkt, sondern auch unzureichende Verpackung, falsche Kennzeichnung der Sendung, falsche Menge, sowie alle Fehler die den Ablauf von allsafe GmbH & Co. KG behindern oder stoppen können.

10.    Qualität, Prüfungen

10.1.    Wareneingangskontrolle
allsafe GmbH & Co. KG wird die angelieferten Produkte nur stichprobenartig überprüfen. Dies bedeutet, dass der Lieferant für die von Ihm gelieferten Produkte die geforderte Qualität garantieren muss und im Falle einer Reklamation die Haftung für die von Ihm gelieferten Teile übernimmt.
Prüfungen hinsichtlich angelieferter Menge, Referenz und äußerliche Beschädigungen oder Mängel werden jedoch immer vorgenommen.
Tritt bei der Lieferung ein Transportschaden auf, der ein Abladen der Produkte unmöglich macht bzw. auch eine Beschädigung der Produkte nach sich gezogen hat, so behält sich allsafe vor, die Annahme zu verweigern bzw. die Ware, auf Kosten des Lieferanten, zurückzuschicken.
In diesem Fall muss der Lieferant dafür Sorge tragen, dass eine sofortige Wiederbelieferung in einwandfreiem Zustand erfolgt.
Darüber hinaus sind Abstellmaßnahmen einzuleiten, damit solche Schäden nicht mehr auftreten.

10.2.    Reklamationsabhandlung, Reklamationsbearbeitung
Sollte der Lieferant feststellen, dass fehlerhafte Teile gefertigt und bereits ausgeliefert wurden ist er dazu verpflichtet allsafe GmbH & Co KG schon bei Gefahr in Verzug darüber unverzüglich zu informieren. allsafe GmbH & Co KG verpflichtet sich den Lieferanten unverzüglich über festgestellte Fehler in Kenntnis zu setzen.
Sollte der Lieferant feststellen, dass fehlerhafte Teile gefertigt wurden die seiner Ansicht nach verwendbar sein könnten, kann er diese allsafe GmbH & Co. KG zur Freigabe anzeigen. Eine Auslieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe durch allsafe GmbH & Co KG (Abweichgenehmigung) erfolgen. Die Teile müssen entsprechend gekennzeichnet sein.

Die Qualität nimmt in der Lieferantenbewertung einen hohen Stellenwert ein und wird ständig beobachtet.
Der Lieferant verpflichtet sich im Falle einer Reklamation Kapazitäten zur Beseitigung vorzuhalten. Ferner ist der Lieferant dazu verpflichtet die Fortführung der Produktion bei allsafe GmbH & Co KG zu gewährleisten, z.B. durch Aussortieren schlechter Teile, Reparatur bereits gefertigter Baustände (Freigabe durch allsafe GmbH & Co. KG erforderlich – Art und Umfang der Reparatur muss dokumentiert werden), sofortige Lieferung guter Teile und kostenfreie Rücknahme schlechter Teile.
Darüber hinaus muss ein 8 D Report vom Lieferant erstellt werden. Die daraus resultierenden Maßnahmen müssen überwacht, realisiert und dokumentiert werden.
Die Einleitung von Maßnahmen bei Reklamation muss innerhalb eines Tages erfolgen. Im Fall von Reklamationen bei Teilen mit Dokumentationspflicht muss die Produktion beim Lieferanten sofort gestoppt werden und die betroffenen Lagerbestände sind beim Lieferanten und bei allsafe vor Ort sicherzustellen.
Ein Maßnahmenkatalog ist spätestens nach drei Tagen seitens des Lieferanten vorzulegen. allsafe behält sich vor ein Kurzaudit zur Sicherstellung der Abarbeitung des Maßnahmenkatalogs durchzuführen.

10.3.    Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten
Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden ein Qualitätssystem auf der Grundlage der ISO 9000 ff mit dem Ziel eines Null-Fehler-Ziels einzuführen und/ oder aufrechtzuerhalten und seine Prozesse mit kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen zu optimieren.
Der Lieferant verpflichtet seine Unterlieferanten ebenfalls ein vergleichbares QM-System aufzubauen, durchgängig anzuwenden und aufrechtzuerhalten mit der Zielsetzung eine einwandfreie Beschaffenheit seiner Zukaufteile sicherzustellen.

11.    Lieferung

11.1.    Lieferhäufigkeit
allsafe GmbH & Co KG ist auf flexible und schnelle Belieferung in kleinen Losgrößen angewiesen. Um dies zu erreichen sind wir bestrebt unseren Lieferanten Vorausplanungen unserer Hauptprodukte zu geben.
Um die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten benötigen wir Partner die grundsätzlich bereit sind Ihre Abläufe zu optimieren und sich auf unsere Bedürfnisse einzustellen.

11.2.    Disposition/Bestellabwicklung
Wo immer möglich arbeitet allsafe GmbH & Co KG mit Rahmenverträgen (auch Abrufaufträge oder offenen Bestellung genannt). Diese Rahmenverträge regeln alle wichtigen Punkte wie Gesamtmenge, Preis, Verpackung, Laufzeit etc.
Die Einteilung der im Rahmenvertrag definierten Produkte werden in der Regel über eine geschlossene Bestellung an den Lieferanten gegeben.
Da auch wir bestrebt sind unsere Abläufe ständig zu optimieren bedienen wir uns heute mehr und mehr anderer Formen der Bestellabwicklung wie, z.B. Kanban, kontinuierliche Belieferung, Forecast, Selbststeuerung verschiedener Produktgruppen. Dies bedeutet, dass wir unsere Bedarfe immer seltener über eine Bestellung generieren werden. An die Stelle der Bestellung tritt eine flexible Planung die der Lieferant durch entsprechende Kapazitäts-reservierungen abdeckt.
Diese verschiedenen Planungssysteme wirken sich zudem positiv auf die Gesamtlieferzeit der Produkte aus, da z.B. Vormaterialien entsprechend der Planung vom Lieferanten disponiert werden können.

11.3.    Lieferzeit/Liefertreue
Die mit allsafe GmbH & Co KG vereinbarte Lieferzeit muss unbedingt eingehalten werden. Der Lieferant ist vielmehr dazu angehalten seine Prozesse ständig zu verbessern und somit die Lieferzeit zu senken, bzw. unseren Bedürfnissen anzupassen.
Sollte eine Belieferung in der vereinbarten Zeit nicht möglich sein oder sich während der Produktion Schwierigkeiten ergeben so ist der Lieferant verpflichtet uns sofort bei potentiellen Störungen zu Informieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten um die Verzögerung so gering wie möglich zu halten.
Grundsätzlich befindet sich der Lieferant bei Terminüberschreitungen automatisch in Lieferverzug ohne dass dies von allsafe GmbH & Co KG ausdrücklich formuliert wurde. Lieferzeit und Liefertreue werden monatlich im Rahmen unserer Lieferantenbewertung bewertet und nehmen dort ebenfalls einen hohen Stellenwert ein.

11.4.    Wareneingang
Für die Abfertigung im Wareneingang benötigt allsafe GmbH & Co. KG folgende Informationen auf dem Lieferschein wie auch auf der Ware:

Darüber hinaus müssen alle Packstücke mit Artikel Nummer und Bezeichnung gekennzeichnet sein. Wo immer möglich, ist eine entsprechende Kennzeichnung der gelieferten Produkte um deren Herkunft jederzeit rückverfolgen zu können vorzunehmen. Ferner müssen jeder Lieferung die vertraglich festgelegten und geforderten Prüfzeugnisse beigelegt werden. Bei Lieferanten für Aluminium Strangpressprofilen benötigen wir für die ersten 5 Lieferungen ein EN 10204-3.1 Zertifikat und danach, sofern keine Abweichungen feststellbar waren, ein EN 10204-2.2 Zertifikat.

11.5. Sicherheitsmanagement
Der Lieferant hat eine Sicherheitskultur zu fördern, in der alle Mitarbeiter ein hohes Bewusstsein für Sicherheit haben und proaktiv zur Sicherheit beitragen. Die Mitarbeiter sollen ermutigt werden, Fehler, Ereignisse und Gefahren zu melden, die zu einer Nichtkonformität der Produkte führen können. Diese Sicherheitskultur beinhaltet zudem den Austausch von sicherheitsrelevanten Informationen mit der allsafe GmbH & Co.KG sowie die kollegiale Zusammenarbeit bei der Identifizierung und Behebung von Sicherheitsrisiken.

12.    Zahlungsbedingungen/Lieferbedingungen
Unsere Zahlungsbedingungen lauten wie folgt:10 Tage nach Rechnungs-, bzw. Wareneingang netto.Andere Zahlungsbedingungen müssen von allsafe GmbH & Co. KG schriftlich akzeptiert werden.Die Lieferungen erfolgen je nach Vereinbarung ab Werk oder frei Haus mit dem von allsafe GmbH & Co KG vorgeschriebenen Spediteur.

13.    Produktivität/KVP
Wir legen großen Wert darauf, dass sich unser Partner permanent mit Verbesserungsmaßnahmen auseinandersetzt und diese konsequent umsetzt, um auch in Zukunft marktgerechte Konditionen bieten und sich am Markt behaupten zu können. Um dieses Ziel zu erreichen sind wir bereit unsere Partner bei Prozessverbesserungen und KVP Maßnahmen mit Wissen und tätiger Mitarbeit zu unterstützen. Hierdurch wird die Wettbewerbsfähigkeit auf beiden Seiten langfristig gesichert und erhöht.Im Zuge der partnerschaftlichen Zusammenarbeit erwarten wir, dass Kostenreduzierungen, gleich welcher Art, mit uns geteilt werden. 

14.    Verpackung
Die Verpackungsart ist eindeutig in unseren Verpackungsverordnungen festgelegt. Sollte der Lieferant andere Verpackungen wünschen, müssen diese von allsafe GmbH & Co. KG schriftlich freigegeben werden. 

15.    Kündigung
Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten gekündigt werden. 

17.    Geheimhaltungsklausel
Alle Daten die allsafe GmbH & Co.KG betreffen, egal welcher Art, dürfen gemäß den Bestimmungen des Urheberrechts ohne unsere Genehmigung weder vervielfältigt noch Dritten zugänglich gemacht werden

18.    Salvatorische Klausel
Sollten sich einzelne Bestimmungen dieses Vertrages als unwirksam erweisen oder lückenhaft sein, so wird dadurch seine Wirksamkeit nicht berührt; er ist in diesem Falle so auszulegen oder umzudeuten, dass eine seinem Sinn und Zweck entsprechende angemessene Regelung gilt, die    – soweit rechtlich zulässig – dem am nächsten kommt, was die Beteiligten durch diesen Vertrag haben erreichen wollen. Soweit erforderlich, verpflichten sie sich, bei einer solchen Vertragsänderung mitzuwirken.

19.    Übergeordnete Bestimmungen
Sollten in technischen Unterlagen, Lastenheften etc. oder anderen Vereinbarungen oder Bestimmungen Anforderungen definiert sein, die über die Anforderungen dieses Vertrages hinausgehen, sind die höheren Anforderungen anzuwenden.

20.    Gerichtsstand
Für alle sich aus diesem Vertrag ergebenden oder in Zusammenhang mit ihm entstehenden Streitigkeiten oder Ansprüche, einschließlich diejenigen über seine Wirksamkeit, Abänderung oder Auflösung sowie über außervertragliche Ansprüche ist der Gerichtsstand Stuttgart.

21.    Produkthaftpflicht
Der Lieferant verpflichtet sich, eine geeignete Produkthaftpflichtversicherung abzuschließen und zu unterhalten. Es muss ein ausreichender Versicherungsschutz für das Produkthaftungsrisiko bestehen.

22.    Counterfeit Parts/Rückverfolgbarkeit
Der Lieferant garantiert, Vormaterialien nur von autorisierten freigegebenen Lieferanten zu beziehen um Fälschungen (Counterfeit Parts) durch Drittanbieter zu verhindern. Hierfür hat er einen entsprechenden Prozess in seiner Organisation installiert, welcher sicherstellt, dass ich die Absicherung über die gesamte Lieferkette erstreckt. Weiterhin ist sicherzustellen, dass eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Produkte gewährleistet ist.